POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL SOCORRO
(Cumplimiento de Ley 1581 de 2012)
JUSTIFICACIÓN
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Socorro (en adelante “la entidad”) adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será de consulta pública en nuestra página de internet y en nuestras oficinas. De esta manera, la Entidad manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y a la protección de los datos personales.
Como responsable del tratamiento de datos personales hemos estructurado nuestra organización para conocer el estado y tratamiento que tiene la información personal a través de los diferentes procesos.
El compromiso frente a la protección de datos personales se deriva de los derechos de los derechos fundamentales a la intimidad, buen nombre y al habeas data. Una vez el constituyente incorporó los anteriores derechos dentro del artículo 15 constitucional el legislador expidió la ley 1266 de 2008 y ley 1581 de 2012. Estas normas componen el cuerpo jurídico de la protección de datos personales, por lo que su estudio y comprensión debe ser analizada de manera sistemática.
La rama ejecutiva adoptó posteriormente el Decreto 1074 de 2015 que es el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, a través del cual adoptó las disposiciones de la ley 1581 de 2012. En ese orden de ideas la entidad se encuentra directamente obligada a tomar medidas para proteger la información personal.
Además de las razones anteriores, la entidad tiene valores y principios arraigados a la cultura de proteger la información. Entre ellos tenemos:
– No tratamos datos fuera de los límites permitidos por la ley.
– Cada dato personal tiene su lugar y un fin dentro de la entidad.
– El titular de la información conoce que tenemos sus datos personales y el fin de la recolección, almacenamiento y uso.
– Estamos atentos a conocer las consultas y reclamos que presenten los titulares de la información, los cuales son nuestra prioridad.
– La custodia y tratamiento de los datos son ajustados a la naturaleza de los datos personales.
– No divulgamos datos financieros de nuestros titulares.
– La confidencialidad rige los vínculos contractuales con nuestro personal.
QUIENES SOMOS
El CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SOCORRO, fue creado el 28 de Agosto de 1981, debidamente reconocido mediante Personería Jurídica número 523 del 28 de Agosto de 1981 emanada de la Secretaria de Gobierno del Departamento de Santander
El CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SOCORRO, es una Entidad cívica, sin ánimo de lucro, de utilidad común, no gubernamental, de carácter privado, integrado por personas naturales. Se rige por la Constitución Nacional, la Ley 1575 del 21 de Agosto de 2012, por el presente Estatuto, los Reglamentos internos de la institución y demás normas concordantes
En el Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Socorro (Santander) nos caracterizamos por ser una entidad responsable y respetuosa con los derechos de todos los titulares de los datos personales. Nuestro Nit es 890209688-5 y nos localizamos en la Calle 9 Carrera 8 Esquina Socorro – Santander
Puede conocer sobre nosotros en la página web www.bomberosdelsocorro.org y contactarnos a través del teléfono 6077276565 y al correo electrónico bomberossocorro@hotmail.com
DE QUIENES TRATAMOS DATOS PERSONALES Y SUS FINALIDADES
Los sujetos de quienes más recolectamos datos personales son de bomberos voluntarios, proveedores y terceros a quienes se les presta algún servicio de contención del riesgo o certificación. La información que se recauda de ellos se da para:
1. Adelantar las actividades que el correspondan al Cuerpo de Bomberos dentro de la gestión integral del riesgo contra incendio, los preparativos y atención de rescates en todas sus modalidades y la atención de incidentes con materiales peligrosos.
2. Gestionar la asegurabilidad de los voluntarios que integran el cuerpo de bomberos.
3. Vincular a los empleados que se tengan a las respectivas entidades de seguridad social y de seguros.
4. Gestionar la promoción de los miembros activos del cuerpo de bomberos voluntarios.
5. Celebrar contratos con proveedores y hacer su respectivo seguimiento.
6. Gestionar el pago de honorarios, salarios y bonificaciones que corresponda.
7. Registrar y conservar soportes fotográficos y videos de las contingencias e incidentes asistidos, y de actividades administrativas y operativas con el fin de verificar el cumplimiento de sus funciones, y darlas a conocer al público.
8. Enviar información de interés a la comunidad, en especial referente jornadas de prevención del riesgo, ejecución de obras, apertura de convocatorias para integrar el cuerpo de bomberos, entre otros.
9. Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias no remuneradas del trabajador y las que correspondan a los bomberos voluntarios.
10. Realizar memorandos, llamados de atención y procesos disciplinarios para controlar la actividad de empleados y de los miembros del cuerpo de bomberos voluntarios.
11. Capacitar a empleados, bomberos voluntarios, proveedores y comunidad en general sobre protocolos de contingencia, primeros auxilios, simulacros y normatividad aplicable a la gestión del riesgo.
12. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
13. Reportar información a autoridades públicas en cumplimiento de sus funciones.
14. Conservar la información anterior para fines históricos.
PARA REALIZAR ALGUNAS DE LAS ACTIVIDADES ANTERIORES COMPARTIMOS INFORMACIÓN PERSONAL CON TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Somos una entidad responsable con los datos personales de nuestros titulares, por lo anterior, el uso de la información recolectada y almacenada en nuestros archivos únicamente puede ser consultada por nuestro personal. Sin embargo, en algunas operaciones contratamos a terceros expertos para que ejecuten específicas laborales, entre ellas tenemos:
a) ACTIVIDADES DE SALUD OCUPACIONAL:
El programa de salud y seguridad en el trabajo obliga que la Entidad minimice los riesgos a los que puede estar expuesto el personal, para este fin cuenta con un profesional experto en salud ocupacional que de manera externa evalúa el estado de salud de nuestros empleados.
b) ACTIVIDADES DE CONTROL CONTABLE Y FISCAL
La Entidad realiza su revisoría fiscal a través de un tercero especializado, al cual se le permite consultar sus bases de datos únicamente para aclarar y justificar aspectos fiscales.
NUESTROS TITULARES DE DATOS PERSONALES TIENEN DERECHOS
Su información le pertenece por esa razón tiene derecho a:
A. DERECHOS DE CONSULTA Y ACCESO A INFORMACIÓN:
Conocer cuáles son los datos personales que tenemos en nuestras bases de datos.
Solicitar y obtener copia de la autorización otorgada a la entidad para el tratamiento de sus datos.
Tener conocimiento de la finalidad que la entidad ha dado sus datos personales.
Consultar y conocer la política de tratamiento de datos personales de la entidad.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
B. DERECHOS A RECTIFICACIÓN, REVOCATORIA Y SUPRESIÓN
Actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (ej. Trabajadores, proveedores y bomberos voluntarios). Una vez se haya presentado la solicitud a la entidad, y la respuesta no haya sido satisfactoria para el titular podrá solicitar la revocatoria y/o supresión a la Superintendencia de Industria y Comercio quien decidirá si en el caso de estudio la entidad o alguno de sus encargados ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución, ordenando en efecto la supresión o revocatoria.
LOS ANTERIORES DERECHOS PODRÁ EJERCERLOS DE LA SIGUIENTE FORMA
EL DERECHO A LA CONSULTA
La consulta es el mecanismo que tiene el titular para acceder o conocer los datos personales que la entidad tiene en sus archivos o bases de datos.
La consulta debidamente presentada será respondida en diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, y señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La consulta podrá ser ejercida por el titular, su causahabiente o un tercero autorizado por la ley o su titular.
EL DERECHO AL RECLAMO
El reclamo es el mecanismo que tiene el titular para solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, cuando lo considere necesario o advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley
Una vez se presente el reclamo la entidad tendrá quince (15) días hábiles para responderlo contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la entidad o a cualquiera de sus encargados, con la identificación del peticionario, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la entidad se comunicará con el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la entidad no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación, la entidad informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
EL DERECHO A ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN SE REALIZA A TRAVÉS DEL RECLAMO
El régimen de protección de datos otorgó varios derechos a los titulares de los datos personales, cuya forma de ejercitarse puede hacerse a través de la consulta o reclamo. En ese sentido, la rectificación, supresión y revocatoria de la autorización se rigen por el mismo trámite y requisitos del reclamo.
LO MÍNIMO QUE DEBE CONTENER UNA CONSULTA O RECLAMO
La condición general para que una consulta o reclamo sea completa, es que pueda conocerse el motivo de insatisfacción del titular y que pueda contactársele para darle conocimiento de la respuesta. En ese sentido deberá estar dirigida al CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL SOCORRO, identificar al titular con nombre y documento, describir los hechos que motivan la consulta o reclamo, señalar la solicitud o petición que espera realice la entidad, y si es necesario adjuntar documentos o pruebas.
Si la respuesta no es satisfactoria luego de haber culminado el procedimiento, podrá presentar otra consulta o reclamo para su reconsideración.
PERSONAS QUE PUEDEN CONSULTAR DATOS Y PRESENTAR RECLAMOS Y REQUISITOS PARA DARLE TRÁMITE
Es de advertir que cualquier persona puede presentar una consulta o reclamo cuando considere que la entidad tiene información suya. Si en algunos casos el titular no puede hacerlo directamente puede hacerlo a través de su representante legal, o un tercero autorizados por éste, o por orden judicial o legal.
El titular que ejerza su derecho a consultar o reclamar a través de un tercero deberá autorizarlo indicando el nombre e identificación de la persona que autoriza y es autorizada, la finalidad para la cual autoriza, y la firma de quien autoriza. El titular de los datos personales deberá anexar copia de su documento de identificación.
Respecto a los requerimientos de información por parte de entidades púbicas, éstas pueden consultar bases de datos, pero para ello la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando la necesidad de conocer la información y su relación con sus funciones constitucionales o legales. Si la autoridad cumple con estos requisitos mínimos la entidad procederá a dar a conocer la información solicitada para lo cual en el acto de entrega o envío de la información recordará a la entidad que tiene la calidad de responsable del tratamiento.
En cualquiera de los eventos que la entidad entregue información así sea al titular de los datos llevará como medida de control un registro que indicará la información compartida, a quien se le compartió, y fecha de envío o entrega.
PUNTOS DE RECEPCIÓN DE RECLAMOS Y CONSULTAS
Como titular de los datos personales, tiene derecho a ejercer la consulta y reclamo en los siguientes medios:
PUNTOS DE ATENCIÓN PERSONAL
Las consultas o reclamos se deberán presentar en documento físico. Municipio: Socorro (Santander)
Dirección: Calle 9 Carrera 8 Esquina Oficina 206
Horario de atención administrativo:
8:00 – 12:00 m / 2:00 – 6:00 p.m.
CORREO ELECTRÓNICO
Las consulta o reclamos se deberán presentar a través de correo electrónico Dirección correo: bomberossocorro@hotmail.com
ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMOS
El decreto 1377 en su artículo 13 señaló que los responsables del tratamiento conforme a la ley deberán disponer y comunicar la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. La entidad ha considerado que la oficina jurídica será la encargada de tramitar las consultas y reclamos por conocer de manera transversal las operaciones de la entidad.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Socorro ya ha inscrito sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos conforme a las instrucciones dada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Como titular de los datos puede consultarlas en la página www.sic.gov.co
FECHA DE VIGENCIA DE ESTE DOCUMENTO
Nuestra política de tratamiento entrará a regir a partir del Primero (1) de Enero de 2022.
REFORMAS Y ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA
Las reformas, cambios y actualizaciones de la política de tratamiento de datos personales será informada en nuestra página de internet.
Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a la fecha de entrada en vigor de la modificación.